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शाखा में क्या लेकर जाएँ

वे काग़ज़ जो तय करते हैं कि आपकी शिकायत आगे भेजी जाएगी या लौटा दी जाएगी।

आपकी शिकायत आगे भेजने से पहले बैंक को यह तय करना है कि रकम वैध थी। यह निर्णय काउंटर पर रखे काग़ज़ देखकर शाखा अधिकारी करता है, इसलिए फ़ाइल पहले से व्यवस्थित लेकर जाएँ।

हमेशा

• फ़ोटो पहचान पत्र और खाता पासबुक या हालिया स्टेटमेंट।
• लिखित स्पष्टीकरण कि पैसा आपके पास क्यों आया। सरल, छोटा, दिनांकित, हस्ताक्षरित।
• हर पत्र की दो प्रतियाँ — एक जमा करने के लिए, एक मुहर लगवाकर अपने पास रखने के लिए।
• बैंक स्टेटमेंट का वह पृष्ठ जिसमें विवादित रकम दिख रही हो, उस प्रविष्टि को हाइलाइट करके।

यदि आपने सामान या सेवा बेची

• बिल या इनवॉइस, ऑर्डर संदर्भ सहित।
• डिलीवरी प्रमाण — कूरियर रसीद, ट्रैकिंग पेज, हस्ताक्षरित चालान, या फ़ोटो।
• खरीदार के साथ चैट या कॉल रिकॉर्ड, यदि उपलब्ध हो।
• GST रिटर्न या दुकान पंजीकरण, यदि पंजीकृत हैं।
• आपकी सामान्य बिक्री का स्वरूप — कुछ महीनों का स्टेटमेंट जिसमें ऐसी ही रकमें दिखें।

यदि यह वेतन, किराया या रिफ़ंड था

• वेतन पर्ची, नियुक्ति पत्र, किराया अनुबंध, या रिफ़ंड की पुष्टि।
• भेजने वाले का भुगतान से जुड़ा कोई संदेश।

यदि यह क्रिप्टो या P2P ट्रेड था

• एक्सचेंज ऑर्डर ID और उस ऑर्डर का ट्रेड लेजर।
• एक्सचेंज पर आपकी KYC स्थिति।
• एस्क्रो रिलीज़ का रिकॉर्ड।

स्पष्टीकरण कैसे लिखें

एक पृष्ठ में रखें। तारीख़, रकम, किसने भेजा, किस लिए था, कौन-से प्रमाण संलग्न हैं। कोई क़ानूनी बहस नहीं, कोई आरोप नहीं, कोई भावुकता नहीं। दस्तावेज़ों की क्रमांकित सूची लगाएँ, और स्पष्टीकरण में जहाँ उनका ज़िक्र हो वहाँ वही क्रमांक लिखें।

एक चेतावनी: आप जो भी लिखते हैं वह जाँच रिकॉर्ड का हिस्सा बन जाता है। वही लिखें जो सच हो और जिसे दस्तावेज़ से साबित कर सकें। बैंक या पुलिस को ग़लत जानकारी देना स्वयं एक अपराध है।

काउंटर छोड़ने से पहले

तारीख़ सहित मुहर लगी पावती लें। शिकायत संदर्भ संख्या माँगें, या पूछें कि कब मिलेगी। जिस अधिकारी ने स्वीकार किया उनका नाम नोट करें। दिनांकित पावती के बिना SOP की कोई समय-सीमा गिनी ही नहीं जा सकती।